重點整理
多專案同時進行時，最怕訊息被洗掉、進度卡在某人手上沒人發現。本文分享用 Todoist 看板管理的方法：專案選「看板」排版，依客戶、PM、內部設計工程等經手階段建立欄位，任務以「專案名稱-版本階段-狀態」命名並移到負責人欄位。以免費版功能示範。
專案管理軟體 是執行多專案管理工作的重要工具之一，如果沒有使用適當的專案管理軟體協助，很容易變成每天一上班就被各方來的訊息轟炸，要知道每個人對於工作事件的的記憶性與專注力有限，因此很可能會發生以下狀況：
「客戶昨天LINE問的問題因為訊息被洗掉結果沒回到。」
「工程師有敲我說東西好了，但當下沒辦法處理，等前一個待辦忙完也忘記看了進度一直卡在PM手上。」
因此，快速掌握目前專案進度落（卡）在誰的手上是非常重要的事情，唯有找出問題癥結點，並綜合每一次專案執行過程的中斷原因，才能更好避免同樣的狀況不會一直重複發生。
在這篇文章中，將會介紹如何透過 Todoist 這個軟體，在多專案執行的情況下，解決以下的需求：
(1) 迅速了解各個專案執行的階段
(2) 快速新增待辦並且做條理分明的的事前規劃、事中管理、事後整合
(3) 讓所有專案共同參與人員在執行本務工作時，也能同步知道目前待處理事項
Todoist 這套軟體的 UI 介面是採用直覺式的設計，上手相當容易，因此本篇文章不會針對操作的細枝末節做 step by Step 的教學，而是會針對新增專案與變更專案狀態等進階操作的方式做說明，並分享我是怎麼使用這個軟體管理多個專案的。
備註：以下操作用的都是免費版的功能，也可自己評估下圖功能是否有自己需要的再升級付費版本。
共同執行專案操作流程
第一步：安裝好軟體Todoist，從Sidebar添加項目，下載好軟體打開後初始畫面會有引導的教學步驟，有空可以跟著文字教學操作，這邊會直接從實際安排工作介紹會使用到的功能。
第二步：新增一個好辨識的名稱，添加收藏先不用設定，排版方式選擇看板，列表是將任務直線往下，較不適合後續要介紹的操作方式。
第三步：依任務會經手的人，添加板塊。
紅框處就是這個步驟設定板塊名稱，這邊會以處理的階段做區分。
1.板安排方式：客戶端 <–> PM <–>內部（設計、工程師）
2.任務命名規則：這邊會以固定格式做建議，專案名稱-版本階段-狀態說明
這樣也可以達成我們的第一個目的：迅速了解各個專案執行的階段。
第四步：收到交辦訊息，先更改任務所在階段移到自己身上，後續只要客戶回覆或是內部人員告訴你：「好囉！」，如果當下你忙到一個爆炸，就可先把待辦拖曳到專案管理（PM）的階段，等有空的時候就著手依序一個一個處理下去，這也能達成我們的第二個目的，迅速新增待辦並有條理的管理。
這邊跟一般待辦操作方式比較不一樣，因為專案的狀態會一直改變，我們並不會直接把任務勾掉，會是直接更改狀態說明。
第五步：資料都準備好之後，Todoist協作這邊開。
在你的任務頁面右上角點選加好友icon就能選擇用email或從其他任務頁面中原本有的協作者中設定到這個任務中了。
用看板管理多專案要注意什麼？
看板好不好用，關鍵在團隊有沒有照同一套規則操作：
- 欄位不要太多：以「誰在處理」或「處理階段」區分即可，欄位太多反而不知道要放哪裡。
- 命名格式統一：例如「專案名稱-版本階段-狀態說明」，一看標題就知道進度。
- 移動任務就是交接：把任務拖到別人的欄位時，順手在留言寫清楚交接內容。
- 定期整理：每週把已結案的任務完成或封存，看板只留進行中的事。
Todoist 和其他專案管理工具怎麼選？
可以依團隊需要的功能深度選擇：
- Todoist：介面簡單、上手快，適合以待辦事項為主、人數不多的團隊。
- Trello：以看板為核心，卡片可以放附件、檢查清單，適合視覺化追蹤流程。
- Asana、ClickUp：支援時間軸、相依任務與報表，適合專案多、需要排程與資源分配的團隊。
工具換來換去的成本很高，建議先用一個專案試行兩到三週，確認團隊願意每天打開使用，再全面導入。
常見問題
Todoist 適合拿來做專案管理嗎？
適合中小型團隊與多專案追蹤。Todoist 本質是待辦清單工具，但專案可以切換成看板排版，用欄位代表處理階段、用任務代表各專案，就能一眼看出每件事卡在誰手上。需要甘特圖、工時統計等功能時，才需要考慮更完整的專案管理軟體。
Todoist 免費版可以多人協作嗎？
可以。免費版就能用 Email 邀請成員加入專案、把任務指派給成員並留言討論，本文示範的看板做法也都是免費版功能。專案數量、協作人數與進階功能的限制會調整，實際以 Todoist 官網的方案說明為準。
Todoist 的看板要怎麼開啟？
建立或打開專案後，點右上角的「檢視」選項，把排版從「清單」切換為「看板」，專案中的段落就會變成一欄一欄的看板，任務可以直接在欄位之間拖曳。手機版與電腦版都能切換。