專案管理的基本思維 – 3個步驟幫助快速建立工作安排優先順序的判斷力

專案管理

多個專案同時執行的狀況下,客戶回饋意見、內部討論事項,專案進度中每個階段的期限都會一直來,一定都會有種:

「為什麼事情都做不完?應該怎麼樣才能做好專案管理?」

所謂事分輕重緩急,對於在同時多專案進行的狀態下,必須要以更好的邏輯性搭配思緒清晰的分析能力,找到適合自己的方式做好多專案管理,才不會讓事情跟大腦都一團亂,無法將心力耗費真正需要專注力的事情上。

這篇文章會透過專案管理最有名的時間管理工具-艾森豪法則(下稱四象限法則)出發
1.第一步認識四象限法則
2.定義清楚工作事項分類的邏輯
3.找到最適合自己,有效率使用的方法

並且會以筆者個人平時工作實務的體驗,分享10多個專案同時進行的情況下,如何透透過時間管理中的艾森豪法則四象限分類法,讓工作安排可以更順利的進行,而不會常常發生顧此失彼或者專案進度停滯不前的狀態。

簡單的3步驟就能建立起判斷工作事項輕重緩急的標準,讓工作做得舒服順心。

工作安排基本工具 – 四象限法則,將工作事項用重要性與緊急程度分配

第一步:上網爬文時間管理文章時,一定會搜尋下圖的這個工具 – 四象限法則:

專案管理

依照事情的重要性與緊急程度,將工作事項做分類到這四個象限內,有部分的人會在工作來的時候一項一項列在這四個象限,然後再依序處理,但這個方式在多專案進行的情況下用起來能會無法起到真正疏理專案先後順序的作用,因此接下來會介紹筆者在個人實務上是如何使用這一類的工具。

第二步:將工作分類前,先定義分類的邏輯,因為是安排工作上的使用,評估事項的重要與緊急程度會是以工作為優先考量。

專案管理

接著定義清楚分類的象限的邏輯:

  1. 重要又緊急:需要優先安排,來了就要先插隊,因為不馬上處理會沒處理好會出大事。
    例如客戶即將情緒爆炸的客訴。
  2. 不緊急但重要:最好的狀態就是事情應該都會在這塊,四個象限內的舒適圈,你可以優雅的泡個咖啡同時確保事情有在順利進行中。如定期的檢核專案進度或升級工作必須用到的能力與工具。
  3. 不緊急又不重要:欸不要鬧了,都沒時間了這種事先別來啊,如果其他三個象限都還有事情需要處理這個象限的事就應該排除,一般都是非工作事項。
  4. 不重要但緊急:當下一定要處理,但事情沒即時處理影響的範圍不大,例如Uber外送的電話,當下一定要接,沒接到就是會讓同事沒下午茶喝,小虧飲料錢而已。

圖像化就會像下圖:

四象限法則

其實要用紙筆寫下也ok,想要做出這圖可參考先前鵠學苑先前介紹 XMind心智圖軟體教學文,從選好模板到填寫好內容不用10分鐘,後續也方便新增與修改喔!

第三步:工具只是輔助,用法才是重點,找出對自己最有效益的用法才是最重要的!筆者在一開始看到時間四象限法則的介紹文章,會真的把待辦工作都列到象限上,但是在實際應用一段時間後,就個人觀點來說是不建議真的拿來安排待辦工作,而是將四象限在腦中圖像化,拿來建立判斷工作輕重緩急的標準

專案管理邏輯思維

因為 10 多個專案的待辦細項非常多,其中也希望四象限中1、3、4象限的工作佔比要低,對於多專案管理的過程增加一個步驟,反而會增加工作上的負擔,實際安排工作幫助也不大。

多專案管理的情況下,因各別專案的進度會一直更動,客戶回饋的修改意見與設計師與工程師完成工作的時間點都不同,光是整理資料並轉達溝通就會耗掉大部分的時間,這個時候掛在 P M身上的事情能越快完成並 PASS 給執行端會是優先的考量。

XMind 心智圖軟體 – 製作架構圖、魚骨圖,矩陣,時間軸,組織圖,好用軟體推薦!
https://www.design-hu.com.tw/webmaster-tools/xmind.html

結語:

分好事情的輕重緩急對自己或協作對象都很有幫助,也能有效地減少待辦事項很多卻不知從何下手的心理壓力,後續待辦則會建議使用其他待辦工具管理多專案的待辦與進度,下一篇文章會再跟大家分享超好用的協作待辦軟體 – Todoist

今天的教學到這裡告一段落了,不要忘記在右側訂閱鵠學苑電子報,確保收到最新 WordPress 教學文章,如果有網頁設計相關需求,或者想了解最新網站知識,也可以到 鵠崙設計 做線上免費諮詢喔!我們下次的教學見~

站內相關文章:

網站資訊文章推薦

內容行銷關注度不高?社群媒體會是你提高流量的關鍵工具!
麥肯錫疫情報告 – 疫情後消費者習慣的改變!
重複內容會影響SEO?如何正確把 內容分享 到社群平台!
RWD網站設計 相較傳統網站的優勢在哪裡?

訂閱電子報

立即訂閱鵠崙設計(鵠學苑)!我們將不定期發送架站教學文章、最新網站版型介紹以及網頁設計最優惠價格!

熱門文章

最新文章

相關文章

標籤雲

回到頂端