專案管理軟體推薦 – Todoist 快速掌握多專案的進度、多人協作管理待辦事項

Todoist

專案管理軟體 是執行多專案管理工作的重要工具之一,如果沒有使用適當的專案管理軟體協助,很容易變成每天一上班就被各方來的訊息轟炸,要知道每個人對於工作事件的的記憶性與專注力有限,因此很可能會發生以下狀況:

「客戶昨天LINE問的問題因為訊息被洗掉結果沒回到。」

「工程師有敲我說東西好了,但當下沒辦法處理,等前一個待辦忙完也忘記看了進度一直卡在PM手上。」

因此,快速掌握目前專案進度落(卡)在誰的手上是非常重要的事情,唯有找出問題癥結點,並綜合每一次專案執行過程的中斷原因,才能更好避免同樣的狀況不會一直重複發生。

在這篇文章中,將會介紹如何透過 Todoist 這個軟體,在多專案執行的情況下,解決以下的需求:

(1) 迅速了解各個專案執行的階段
(2) 快速新增待辦並且做條理分明的的事前規劃、事中管理、事後整合
(3) 讓所有專案共同參與人員在執行本務工作時,也能同步知道目前待處理事項

Todoist 這套軟體的 UI 介面是採用直覺式的設計,上手相當容易,因此本篇文章不會針對操作的細枝末節做 step by Step 的教學,而是會針對新增專案變更專案狀態等進階操作的方式做說明,並分享我是怎麼使用這個軟體管理多個專案的。

專案管理軟體

Todoist 官方網站下載 (手機與電腦版都有支援喔!)
https://todoist.com/zh-TW
Todoist 使用說明
https://get.todoist.help/hc/zh-tw/categories/360002791659

備註:以下操作用的都是免費版的功能,也可自己評估下圖功能是否有自己需要的再升級付費版本。

專案管理軟體

共同執行專案操作流程

第一步:安裝好軟體Todoist,從Sidebar添加項目,下載好軟體打開後初始畫面會有引導的教學步驟,有空可以跟著文字教學操作,這邊會直接從實際安排工作介紹會使用到的功能。

Todiist教學畫面

第二步:新增一個好辨識的名稱,添加收藏先不用設定,排版方式選擇看板,列表是將任務直線往下,較不適合後續要介紹的操作方式。

Todiist開新專案

第三步:依任務會經手的人,添加板塊。

Todiist板塊階段示意

紅框處就是這個步驟設定板塊名稱,這邊會以處理的階段做區分。
1.板安排方式:客戶端 <–> PM <–> 內部(設計、工程師)
2.任務命名規則:這邊會以固定格式做建議,專案名稱-版本階段-狀態說明
這樣也可以達成我們的第一個目的:迅速了解各個專案執行的階段

Todiist命名格式

第四步:收到交辦訊息,先更改任務所在階段移到自己身上,後續只要客戶回覆或是內部人員告訴你:「好囉!」,如果當下你忙到一個爆炸,就可先把待辦拖曳到專案管理(PM)的階段,等有空的時候就著手依序一個一個處理下去,這也能達成我們的第二個目的,迅速新增待辦並有條理的管理

Todiist拖曳動作

這邊跟一般待辦操作方式比較不一樣,因為專案的狀態會一直改變,我們並不會直接把任務勾掉,會是直接更改狀態說明

Todiist編輯動作

第五步:資料都準備好之後,Todoist協作這邊開。

Todiist協作功能示意

在你的任務頁面右上角點選加好友icon就能選擇用email或從其他任務頁面中原本有的協作者中設定到這個任務中了。

Todiist指派任務

 

專案管理的基本思維 – 3個步驟幫助快速建立工作安排優先順序的判斷力
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結語:

今天的教學到這裡告一段落了,不要忘記點擊 訂閱鵠學苑電子報 ,確保收到最新 WordPress 教學文章,如果有 網頁設計 相關需求,或者想了解最新網站知識,也可以到 鵠崙設計 做線上免費諮詢喔!我們下次的教學見~

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